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Gründe für eine Geschäftsreise gibt es viele. Vielleicht sind Sie gerade in der Vorbereitung unmittelbar involviert. Gut, denn ohne eine gute Vorbereitung ist der Businesstrip zum Scheitern verurteilt. Je Grund der Reise steht viel auf dem Spiel. In jedem Fall spart eine effizient geplante Geschäftsreise einiges an Geld. Zeit also, sich mit der Thematik etwas näher auseinanderzusetzen. Aber Achtung: Es gibt viele Fallstricke, die es zu beseitigen gilt!

Unterkunft

Wenn die Belegschaft auf Reise geht, dann kommt sie nicht in einer Jugendherberge unter. Doch welche Kriterien sollte man bei der Auswahl des richtigen Business-Hotels anlegen?

1. Gutes Internet

Heutzutage erwarten Geschäftsreisende gutes, schnelles WiFi in allen Bereichen des Hotels. Warum dieser Punkt am wichtigsten ist? Weil effiziente Arbeitsabläufe nicht gewährleistet werden können, wenn das Internet nur punktuell verfügbar ist. Fragen Sie bei der Unterkunft auch an, wie schnell die Leitung ist. Insbesondere dann, wenn viele große Dateien verschickt werden, kommt diesem Punkt Bedeutung zu.

2. Die Lage

Liegt das Hotel weit entfernt vom Tagungsort, muss man womögliche lange, komplizierte Anfahrten in Kauf nehmen. Besser also, die Unterkunft befindet sich in der Nähe des Kongresszentrums oder des Geschäftspartners, der besucht wird. Zudem sollte auch der unmittelbar verfügbaren Infrastruktur Aufmerksamkeit geschenkt werden. Ist die Anbindung zum ÖPNV gegeben? Sind attraktive Restaurants fußläufig erreichbar? Letzter Punkt ist entscheidend, denn Businessdeals werden oft bei einem Glas Wein geschmiedet.

3. Das Zimmer

Insbesondere wenn bis spät in die Nacht gearbeitet wird, kommt der Ausstattung des Zimmers eine große Bedeutung zu. Es sollte geräumig genug sein, um Platz für einen Schreibtisch zu haben, aber in erster Linie zur Entspannung einladen. Details wie ein Wasserkocher oder eine Kaffeemaschine ermöglichen einen guten Start in den Tag.

Anreise

Befindet sich das Ziel im Inland, so ist die Anreise relativ zügig geplant. So manch Angestellter mag es vorziehen, das eigene Auto zu nutzen. Eine gemeinsame Zugreise hat aber den Vorteil, dass komplizierte Rückerstattungen von Sprit vermieden werden können. Darüber hinaus wird das Gemeinschaftsgefühl gestärkt wenn die ganze Belegschaft gemeinsam mit dem Zug dem Ziel entgegenstrebt. Die Vorbereitung einer Geschäftsreise wird deutlich komplizierter, wenn die Mitarbeiter in die Ferne fliegen. Auf folgende Punkte muss geachtet werden:

  • Verfügen alle Mitarbeiter über ein gültiges Visa (wenn notwendig)?
  • Bestehen Einschränkungen bei der Anreise bezüglich Covid? Wie kann mit diesen umgegangen werden?
  • Sind alle notwendigen Transfertickets gebucht?
  • Wie kommt die Belegschaft vom Flughafen in die Stadt? Muss ein Mietwagen besorgt werden?

Es ist zudem empfehlenswert, im Vorfeld ein Meeting abzuhalten, um die Reisenden über die lokalen Gepflogenheiten vor Ort aufzuklären. Schließlich sollte sich niemand unabsichtlich in die Nesseln setzen. Fehlverhalten in der Fremde fällt auch auf die Firma zurück! Es gilt also auch, Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Ganz egal ob es in das In- oder Ausland geht – ein Hygienekonzept gehört mittlerweile zum guten Ton. Es ist empfehlenswert, sich diesbezüglich von einem Experten auf dem Gebiet beraten zu lassen.

Häufige Fehler bereits in der Planung ausmerzen

  • Liegt das Reiseziel in einer anderen Zeitzone, muss ausreichend Puffer geschaffen werden, um den Jetlag auszugleichen. Ansonsten droht Müdigkeit statt Geschäftsabschluss!
  • Anonymität und Einsamkeit drücken nicht nur auf die Stimmung, sondern verringern auch die Produktivität. Deshalb sollten Sie Freizeitangebote anbieten. Die Geschäftsreise kann auch als Chance zum Teambuilding begriffen werden.
  • Welche Kosten entstehen, und wie werden diese abgerechnet? Wer hier aufpasst, erzeugt jede Menge unnötigen Verwaltungsaufwand.
  • Nicht jeder Mitarbeiter möchte gerne verreisen. Personen mit Führungsverantwortung haben oft Probleme, diese Tatsache zu begreifen. Dabei sind insbesondere introvertierte Menschen nicht daran interessiert, sich etwa dem Stress einer Tagung auszusetzen oder ein fremdes Land zu bereisen. Ein Mangel an intrinsischer Motivation wirkt sich stets negativ auf das Ergebnis der Geschäftsreise aus. Aus diesem Grund sollten Sie nur jene Mitarbeiter für den Trip in Betracht ziehen, welche die Möglichkeit nutzen wollen.

Gründe für eine Geschäftsreise

Im Jahr 2019 wurden allein in Deutschland rund 195,4 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt. Doch welche Gründe gibt es hierfür? In erster Linie steht das Networking im Vordergrund. Es kann aber auch sein, dass Verkaufsabschlüsse im Fokus der Reise stehen. Manchmal ist es aber auch sinnvoll, größere Anschaffungen vor Ort zu begutachten. Ein Beispiel: Unternehmen A ist in der Logistik tätig und benötigt mehrere neue Langgutlager, um den Wachstumszielen gerecht zu werden. Vor Ort werden verschiedene Modelle begutachtet und ausgewählt.

Vertragsverhandlungen

Als Hauptgrund einer Geschäftsreise steht häufig die klassische Vertragsverhandlung. Auch wenn mittlerweile viele Geschäftsprozesse virtuell stattfinden, ist der persönliche Kontakt noch immer wichtig. Gerade dann, wenn viel auf dem Spiel steht, finden Verhandlungen vor Ort statt. Denn: Nicht immer spielen Zahlen und Fakten eine Rolle! Bei jedem Abschluss muss man sich auch Fragen, ob man dem potenziellen Geschäftspartner vertraut.

Unternehmen sind daher gut beraten, jemanden aus dem Vertrieb zu entsenden, der gut verhandeln kann und trotzdem vertrauenswürdig wirkt. Nicht selten sind diese Mitarbeiter aber im Tagesgeschäft schwer zu ersetzen. Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise muss dies immer berücksichtigt werden. Wer tritt an die Stelle des Verhandlungsführers, wenn dieser auf Reisen ist? Muss Urlaub umgeplant werden? Sind Bonuszahlungen angebracht?

Networking

Wer geschäftliche Kontakte knüpft, der schließt keine Freundschaften, sondern baut ein Netzwerk aus wohlgesonnenen Menschen auf. Nirgendwo gelingt dies besser als während eines Fachkongresses. Bei einem Umtrunk lernt man sich kennen, diskutiert Strategien und eröffnet sich gegenseitig Möglichkeiten. Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise muss berücksichtigt werden, dass nicht alle Mitarbeiter geborene Mitarbeiter sind. Im Zweifel sollten Verantwortliche sich mit der Personalabteilung beraten, um Angestellte mit guter Außenwirkung zu entsenden.

Weiterbildung

In vielen Branchen ist es wichtig, dass die Belegschaft sich kontinuierlich weiterbildet. Bei der Vorbereitung gilt es für Sie allerdings einiges zu beachten. Als Erstes müssen Sie auswählen, wer in die Weiterbildung geschickt werden soll. Um Ressourcen zu sparen, sollten zuerst die wertvollsten Mitarbeiter die Maßnahme antreten. Eine Reise zum Zweck der Weiterbildung kann aber auch als Zeichen von Vertrauen angeboten werden.

Um herauszufinden, wie die Firma am besten profitiert, setzen Sie sich mit den Abteilungsleitungen zusammen, um Kandidaten auszuwählen. Dabei ist zu beachten, dass sich jegliche Investitionen in einzelne Mitarbeiter bezahlt machen müssen. So wäre es etwa unintelligent, jemanden zu einem Kongress zu schicken, der sichtbar unzufrieden mit seiner Arbeitsstelle ist.

Fazit

Ohne Spesen nichts gewesen? Dies sollte auf keinen Fall das Ergebnis des nächsten Businesstrips sein. Vielen Verantwortlichen ist jedoch nicht bewusst, wie wichtig die Vorbereitung einer Geschäftsreise ist. Nur wenn möglichst viele Unwägbarkeiten ausgeschlossen sind, kann die Reise effizient gestaltet werden. Wichtig ist, dass man sich vorher als Team auf die zu erreichenden Ziele einstimmt und versucht, diese gemeinsam zu erreichen. Erleichtert wird dies durch das Buchen eines angemessenen Hotels in attraktiver Lage. Gut ausgeschlafen kann es dann ans Werken gehen.