Einfach so ab in den Urlaub? Das fällt Unternehmern eher schwer. Zwar können Selbständige frei entscheiden, wann und wie lange sie sich aus dem Betrieb zurückziehen. Aber wer betreut während Ihrer Abwesenheit laufende Projekte? Wer kümmert sich um neue Aufträge? Und wer spricht mit Ihren Kunden? Auf alle diese Fragen gibt es eine Antwort: Die Urlaubsvertretung. Wie sie die effizient organisieren, erfahren Sie hier.
Können auch Selbstständige eine Urlaubsvertretung organisieren?
Selbständig bedeutet bekanntlich selbst und ständig. Das muss aber nicht heißen, dass Sie jede Arbeit selbst übernehmen. Im Sinne der Effizienz und nicht zuletzt Ihrer eigenen Gesundheit darf es das auch nicht. Delegieren gehört vielleicht mit zu den wichtigsten Aufgaben, die Unternehmer übernehmen. Da bildet die Urlaubsplanung keine Ausnahme. Wenn den Betrieb schließen keine Alternative ist, dann sollten Sie eine Urlaubsvertretung organisieren. Je nach Modell stellen Sie damit sicher, dass Projekte bearbeitet werden, die Verwaltung weiterläuft und Ihre Kunden einen Ansprechpartner haben.
Netzwerken
Für Ihren Betrieb sind Sie unersetzlich. Für Ihre Kunden leider nicht. Das birgt aber zumindest einen Vorteil: Während Sie in den Ferien sind, können andere Ihre Projekte ausführen. Mit ein bisschen Fingerspitzengefühl und einem rechtssicheren Vertrag, der das Abwerben von Kunden unterbindet, werden so aus Mitbewerbern Kollegen. Wer den Gefallen nicht erwidern kann oder will, kann stattdessen Aufträge auch untervergeben.
In jedem Fall gilt: Die Aufgaben, die von der Urlaubsvertretung übernommen werden sollen, müssen mit ausreichend Vorlauf klar kommuniziert werden. Am besten gleich in schriftlicher Form und mit Checkliste. Soll die Vertretung auch den Kundenkontakt übernehmen, um etwa Rückfragen ohne Ihre Hilfe klären zu können, muss der Kunde natürlich vor dem Urlaub von Ihrer Abwesenheit informiert und mit den Kontaktdaten des neuen Ansprechpartners versorgt werden. Nehmen Sie sich nach der Rückkehr die Zeit, gemeinsam mit der Vertretung deren Leistung zu evaluieren. So können Sie Anpassungen vornehmen und beim nächsten Mal noch entspannter in den Urlaub fahren. Eine funktionierende Zusammenarbeit macht sich auch bei zu hoher Auslastung oder im Krankheitsfall bezahlt.
Telefonservice
Nicht bei allen Aufträgen drängt die Zeit. Fällt die Deadline in die Wochen nach dem Urlaub, reicht es, wenn Ihre Kunden und solche, die es werden wollen, auch während Ihrer Abwesenheit Antwort auf ihre Fragen erhalten. Ein Telefonservice leistet da unschätzbare Dienste. Er kann einfache Informationen ausgeben, Kundenanliegen notieren und in dringenden Fällen den direkten Kontakt herstellen. Wenn Sie die Ungewissheit plagt, vereinbaren Sie, dass Sie zu bestimmten Zeitpunkten auf den neuesten Stand gebracht werden. So können Sie zum Beispiel jeden Tag zu Büroschluss eine kurze Telefonkonferenz einplanen oder sich einmal die Woche per E-Mail alles Wichtige mitteilen lassen.
Sektretariatsservice
Der Sektretariatsservice umfasst in der Regel auch einen Telefonservice, ist aber umfangreicher. Ein Büroservice übernimmt auf Wunsch die komplette Kommunikation von Telefon über E-Mail bis Social Media. Aber auch Arbeiten wie das Stellen und Bezahlen von Rechnungen und das Schreiben nach Diktat gehören zu den Dienstleistungen des externen Sekretariats.
Das übernimmt auch organisatorische Arbeiten, etwa die Aufgabenverteilung unter Mitarbeitern. Damit das reibungslos funktioniert, muss vor dem Aufbruch in die Ferien alles abgestimmt sein. Das bedeutet ein wenig Vorarbeit, die Ihnen in der schönsten Zeit des Jahres aber den Rücken freihält. Oder Sie planen auch in den Ferien ein bisschen Arbeitszeit ein, in der Sie alle nötigen Informationen an den Büroservice weitergeben.
Vorteile einer Urlaubsvertretung
Zeit für Vorarbeiten, eine Stunde Arbeit vom Pool und dann auch noch Ausgaben für die Urlaubsvertretung? Zeit und Geld sind wichtige Ressourcen gerade für Unternehmer. Angesichts des Aufwands ist die Versuchung groß, jeden Tag zwei Stunden einzuplanen und die Arbeit gleich selbst zu erledigen. Da weiß man, was man hat, und spart auch noch Kosten. Was in der Theorie Sinn macht, funktioniert in der Praxis so gut wie nie.
Denn um in den zwei Stunden tatsächlich alles abzuarbeiten, brauchen Sie erst einmal alle Informationen, die über den Tag verteilt per Telefon, E-Mail und auf anderen Kanälen eingehen. Ganz zu schweigen davon, dass Mitarbeiter instruiert, Rechnungen bezahlt und gestellt werden müssen. Wer versucht, das zwischen Sightseeing und Familienzeit nebenher zu erledigen, kommt gestresster zurück, als er losgefahren ist. Und auch für die Mitreisenden ist es keine Freude, wenn Sie das Handy nie aus der Hand legen.
Eine Urlaubsvertretung spart aufs Ganze gesehen tatsächlich Zeit und damit auch Geld. Zumindest sind die Ausgaben für die Reise nicht umsonst, denn wenn Ihnen jemand den Rücken freihält, kommen Sie zu der Entspannung, die Sie dringend brauchen. Vielleicht noch wichtiger: Eine Urlaubsvertretung bringt handfeste Vorteile für Ihren Betrieb.
Kundenzufriedenheit
Ohne Kunden kein Geschäft. Zumindest nicht ohne zufriedene Kunden. Wer einen Auftrag zu vergeben hat und niemanden erreicht, ruft einfach bei der Konkurrenz an. Und wenn Projekte hinter den Erwartungen zurückbleiben, weil Ihre Reise dazwischenkommt, ist das Verhältnis zum Kunden möglicherweise dauerhaft geschädigt. Im schlimmsten Fall auch der Ruf. Ebenfalls ärgerlich ist es, wenn auf eine E-Mail eine automatisierte Antwort kommt, dass Sie in zwei Wochen gerne alle Fragen beantworten.
Kurz gesagt: Die Kundenbetreuung muss gewährleistet sein, auch wenn Sie nicht da sind. Bei dringenden Projekten muss jemand einspringen und die Einhaltung der Deadlines gewährleisten. Fragen dürfen nicht unbeantwortet bleiben. Und bei alledem muss sich der Kunde persönlich gewürdigt fühlen. Das geht nicht mit Zweizeilern vom Strand. Ein persönlicher Ansprechpartner, der gezielt auf das Anliegen der Kunden eingeht und weiterhilft, statt zu vertrösten, gibt Ihrem Unternehmen ein Gesicht, egal wo Sie gerade sind.
Eine gut organisierte Urlaubsvertretung zeigt auch, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen und nichts dem Zufall überlassen. Ebenso wie Ihr eigenes Verhandlungsgeschick und die Leistungen Ihres Unternehmens gehört sie zu einem professionellen Auftritt. So präsentieren Sie sich auch in Abwesenheit im besten Licht.
Weniger Aufwand nach dem Urlaub
Eine Urlaubsvertretung lässt Sie die Ferien so richtig genießen. Sie trägt aber auch dazu bei, dass die ganze Erholung nicht gleich verfliegt, sobald Sie zurück sind. Denn je nachdem, wie Sie die Urlaubsvertretung organisieren, bleibt nichts liegen. Rechnungen sind gestellt und bezahlt, Aufgaben verteilt, Emails verschickt, Ihre Kunden erhalten Antworten auf alle Fragen, im besten Fall führt das zu neuen Aufträgen, und wenn Sie sich mit Kollegen zusammentun, werden laufende Projekte auch während Ihrer Abwesenheit abgewickelt.
Statt Überstunden und wochenlanges Nacharbeiten können Sie nach den Ferien richtig durchstarten. Es braucht vielleicht ein bisschen Übung, die Urlaubsvertretung so aufzustellen, dass am Ende wirklich alles funktioniert wie geplant. Sobald Sie das System aber perfektioniert haben, laufen Prozesse, die zuvor Ihr persönliches Engagement erfordert haben, fast wie von selbst. Das sichert nicht nur Ihre nächste Auszeit. Es schafft auch Freiräume, Zeit und Energie, die in neue Aufgaben investiert werden können. Eine gut funktionierende Urlaubsvertretung kann zu einer besseren Organisation führen, die nicht nur während der Ferien, sondern auch langfristig das Unternehmen nach vorne bringt.
Fazit
Selbständige brauchen Erholung wie alle anderen Werktätigen auch. In manchen Fällen sogar besonders dringend, da Sie ständig alles selbst tun. Das gilt gerade für Einzelkämpfer. Umso schwieriger ist es, einmal im Jahr einfach alles stehen und liegen zu lassen und dem Betrieb den Rücken zu kehren. Das geht nur, wenn jemand anders zumindest die dringendsten Prozesse übernimmt. Was auf den ersten Blick unmöglich erscheint, lässt sich mit ein bisschen Planung aber sehr effizient umsetzen. Eine wichtige Rolle kommt dabei Anbietern von ähnlichen Dienstleistungen, vor allem aber dem Telefon- und Büroservice zu. So sind Ihre Kunden immer gut betreut und es bildet sich kein Rückstau, den es nach den Ferien abzuarbeiten gilt. Ganz im Gegenteil: Das Modell Urlaubsvertretung kann den Weg öffnen für eine bessere Organisation von Arbeitsabläufen und effizienteres Arbeiten.
